Cómo recibir reservas por WhatsApp con WACRM

El motor de reservas de WACRM ya corre un flujo real de principio a fin: un servicio con precio y duración, una página pública donde el cliente elige un horario y deja su número de teléfono, un recordatorio 24h/2h por WhatsApp o SMS, y un tablero en Workspace donde tu equipo ve el resultado. Lo que todavía no tiene es una pantalla de Workspace para el paso de configuración — crear el servicio es una llamada a la Core API, y fijar sus horarios necesita una solicitud a WACRM. Esta guía recorre ambas partes con honestidad: lo que haces tú mismo hoy, y lo que nos pides a nosotros.

Qué necesitas antes de empezar

• Una cuenta de WACRM Workspace con al menos un proyecto.
• curl (o cualquier cliente HTTP que pueda fijar un header) — crear un servicio reservable hoy pasa por la Core API, no por una pantalla de Workspace.

Configura un servicio reservable

1. Crea una API key con los scopes de reservas

En Workspace, abre Workspace Setup / API & Keys y crea una nueva key. Activa “Restrict what this key can do (advanced)” y marca bookings:write (y bookings:read, para que la misma key también pueda consultar lo que crees) — los endpoints de reservas de WACRM verifican estos dos scopes en cada solicitud, y no forman parte del conjunto de scopes por defecto de una key. La nueva key se muestra una sola vez, en un diálogo “Your new API key” justo después de crearla — cópiala de inmediato, ya que WACRM la guarda con hash y no puede volver a mostrártela.

2. Crea el servicio

curl -X POST https://api.wacrm.ai/v1/crm-projects/<project>/booking-services \
  -H "Authorization: Bearer <tu-key>" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{"name": "Corte de cabello", "duration_minutes": 30, "price": "25.00", "currency": "USD"}'

Una llamada exitosa responde 201 con el id del nuevo servicio. price/currency son opcionales — un servicio sin precio todavía no es un error. Puedes hacer PATCH al mismo servicio después para cambiar su nombre, duración, precio o si está activo.

3. Pide a WACRM que agregue los horarios de tu personal — esta parte todavía no es autoservicio

Aquí está la parte que esta guía no puede convertir en un paso de “hazlo tú mismo”: un servicio solo tiene horarios reservables una vez que existe al menos un miembro del personal para tu proyecto con un horario semanal y una zona horaria. Hoy no hay ninguna pantalla de Workspace, ni tampoco ningún endpoint documentado, para crear o editar ese horario — dile a WACRM los días, horas y zona horaria que quieres, y lo agregamos de nuestro lado. Hasta que eso exista, tu página de reservas mostrará correctamente “No available times” para cualquier fecha, aunque el servicio en sí ya sea real.

Comparte tu página pública de reservas

Tu página de reservas vive en https://app.wacrm.ai/store/<tu-slug-de-proyecto>/book. Workspace todavía no muestra ni te deja copiar este enlace en ningún lado, así que pídele a WACRM el slug de tu proyecto la primera vez que lo necesites. Una vez que tengas la dirección, compártela como compartirías cualquier enlace — pégala en un mensaje de WhatsApp a un cliente, ponla en tu perfil de WhatsApp, o agrégala a tu propio sitio web. La página en sí es una página web normal, sin token; un cliente no necesita tener WhatsApp instalado para abrirla ni para reservar.

Qué hace el cliente

1. Elige un servicio de la lista, luego elige una fecha.
2. Elige un horario entre los horarios realmente disponibles para esa fecha (no habrá ninguno hasta que existan los horarios de tu personal, según el paso anterior).
3. Ingresa un número de teléfono (obligatorio — así es como WACRM lo contacta para el recordatorio) y, opcionalmente, un nombre.
4. Confirma la reserva. La página muestra “You’re booked!” cuando tiene éxito. Si alguien más toma el mismo horario un momento antes, la página lo dice con claridad y pide elegir otro horario, en vez de reservarlo dos veces.

El recordatorio

WACRM envía un recordatorio 24 horas antes y otra vez 2 horas antes del turno. Se intenta primero por WhatsApp cuando tu proyecto tiene un número de WhatsApp conectado: un mensaje normal mientras la ventana de conversación de 24 horas con ese contacto esté abierta, o una plantilla de recordatorio aprobada una vez que se cerró. Si no hay un número de WhatsApp conectado, o el envío por WhatsApp falla, el recordatorio cae de vuelta a SMS. Si el contacto no tiene consentimiento de WhatsApp registrado, no se envía ningún recordatorio por ningún canal — esto es un salto silencioso, dicho aquí con claridad en vez de dejarlo como sorpresa.

Un cliente puede responder a un recordatorio: “C” o “confirm” registra una confirmación, “cancel” sí cancela la reserva, y “reschedule” solo la marca para que tu equipo le dé seguimiento — una respuesta de texto no trae ningún horario nuevo, así que nada se mueve automáticamente.

El personal ve la reserva

En Workspace, abre Bookings. Cada reserva cae en una de cinco columnas — New, Confirmed, Reminded, Completed, No-show — y una columna vacía lo dice con honestidad en vez de que todo el tablero se vea roto. Un límite real que vale la pena conocer: una tarjeta de reserva muestra el nombre real del servicio, pero el contacto y el personal se muestran como un id acortado en vez de un nombre, ya que Workspace todavía no tiene un directorio de contactos ni de personal conectado a este tablero.

Qué todavía no está disponible

• Reservar enviando un mensaje de WhatsApp directamente — hoy solo la página pública de arriba crea realmente una reserva; todavía no hay reservas conversacionales por chat.
• Crear o editar el servicio desde Workspace — usa la llamada a la Core API de arriba; todavía no hay pantalla para esto.
• Crear o editar horarios del personal — pídeselo a WACRM; hoy no hay camino de autoservicio, ni por API ni por Workspace.
• Encontrar el enlace de tu página de reservas dentro de Workspace — pídele a WACRM el slug de tu proyecto.
• Una insignia “Powered by WACRM” en la página — ya está construida, pero apagada por defecto; pídele a WACRM que la active si la quieres.

Qué es autoservicio hoy y qué necesita a WACRM