Un CRM de WhatsApp para una tienda online, como WACRM, es una bandeja compartida sobre tu propio número de WhatsApp Business, vinculada a tu tienda: el equipo responde a cada comprador en un solo lugar y los avisos de pedido salen por WhatsApp con plantillas aprobadas. Se configura en cinco pasos: conecta el número, comparte la bandeja, conecta la tienda, activa los avisos de pedido y, al final, suma la IA.
Esta guía sigue ese orden. Cada paso funciona por sí solo, así que una tienda puede detenerse después de cualquiera y aun así estar mejor que antes. La configuración que describimos es la que usa WACRM para tiendas online; las reglas de fondo vienen de Meta, WooCommerce y Shopify, y se aplican elijas la herramienta que elijas.
¿Qué hace un CRM de WhatsApp por una tienda online?
Convierte un teléfono en una herramienta de equipo. La mayoría de las tiendas empieza con la app WhatsApp Business: un dueño, un teléfono y cada pregunta respondida a mano. Eso funciona hasta que crecen los pedidos y la misma persona confirma pedidos, persigue a compradores de pago contra entrega y responde “¿dónde está mi paquete?” al mismo tiempo.
Un CRM suma lo que el teléfono solo no puede:
| Tarea | Un teléfono con la app WhatsApp Business | Un CRM de WhatsApp como WACRM |
|---|---|---|
| Quién responde | Quien tenga el teléfono | Cada compañero, desde una bandeja compartida |
| Historial del cliente | Subir por el chat | Ficha de contacto con etiquetas, notas y pedidos recientes junto al chat |
| Confirmaciones de pedido | Escritas una por una | Enviadas con una plantilla aprobada cuando se crea el pedido |
| Entregas y verificación de COD | De memoria, o se olvidan | Avisos de pedido configurados por evento de la tienda |
| Preguntas repetidas | Respondidas otra vez cada vez | La IA redacta la respuesta y un compañero la aprueba |
Los ejemplos cambian según lo que vendas. Una tienda de moda responde dudas de talla y color, una marca de cosméticos recibe “¿sirve para piel seca?”, un vendedor de electrónica recibe “¿este cable le queda a mi teléfono?” y una panadería con pedidos online recibe “¿puedo recoger el sábado?”. La configuración de abajo es la misma para todos.
¿Qué necesitas antes de empezar?
Una lista corta, y casi todo ya lo tiene una tienda. Reúnelo antes de la primera llamada con quien sea, porque la conexión del número es el único paso que depende de Meta.
Lista antes de configurar
- ☐ El número de WhatsApp Business al que ya te escriben los clientes, y el teléfono donde funciona
- ☐ Acceso de administrador a tu portafolio comercial de Meta, o la persona que lo tiene
- ☐ Acceso de administrador a tu tienda: Shopify, Wix o WooCommerce
- ☐ Dónde aceptan hoy los compradores recibir mensajes de WhatsApp, por ejemplo una casilla en el pago
- ☐ Quién del equipo atiende ventas, quién lleva las entregas y quién decide sobre reembolsos
- ☐ Las respuestas que das más seguido: plazos de entrega, devoluciones, formas de pago
El punto del opt-in importa más de lo que parece. Las reglas de opt-in de Meta piden que la empresa obtenga el acuerdo del cliente antes de iniciar una conversación de WhatsApp, así que un teléfono recogido solo para la entrega no alcanza para los avisos de pedido. Si tu pago no tiene una línea de consentimiento para WhatsApp, agrégala ahora; todo el paso de avisos de pedido depende de ella.
¿Cómo conectas tu número sin dejar la app del teléfono?
Conectas el número que ya usas, con el propio flujo de registro de Meta, y la app del teléfono sigue funcionando. No hace falta comprar un número nuevo ni pedir a los clientes que escriban a otro lado.
Conectar con Embedded Signup
Embedded Signup es el flujo de Meta para vincular un número de WhatsApp Business a la WhatsApp Business Platform desde la herramienta en la que te registras. Inicias sesión con tu cuenta de Meta, eliges o creas el portafolio comercial y confirmas el número. La guía de Embedded Signup muestra cada pantalla y qué revisa Meta. Si prefieres no hacerlo tú, Quick Setup conecta el número con coexistencia en 48 horas.
Qué mantiene la coexistencia
Coexistencia significa que el mismo número está activo a la vez en la app WhatsApp Business y en la Platform. Meta lo documenta como incorporación de usuarios de la app WhatsApp Business. El dueño puede seguir respondiendo desde el teléfono el fin de semana, mientras el equipo trabaja de día desde la bandeja de WACRM.
Note
Antes de conectar: algunos comportamientos cambian cuando un segundo sistema comparte el número. Lee primero la guía de coexistencia, incluido qué hacer si pierdes o restableces el teléfono.
¿Cómo debe compartir el equipo la bandeja?
Da a cada persona su propio acceso y reparte el trabajo según lo que hace cada uno, no según quién tiene el teléfono. En la bandeja del equipo de WACRM cada compañero ve las mismas conversaciones, deja notas internas que el cliente nunca ve y ve la ventana de atención de 24 horas en cada chat.
Un reparto simple para una tienda pequeña:
- Ventas toma los chats nuevos: preguntas de producto, tallas, stock, “¿puedo pagar al recibir?”.
- Logística toma los chats de pedidos: cambios de dirección, fechas de entrega, confirmaciones de COD que requieren una llamada.
- El dueño toma reembolsos, reclamos y todo lo que un compañero marque para decidir.
Invita a cada compañero desde la pantalla Team; la guía de miembros del equipo explica el enlace de invitación, a qué accede Staff y cómo revocar el acceso. Las notas hacen el traspaso: quien toma un chat lee la nota y no tiene que volver a preguntarle al cliente.
¿Cómo conectas WooCommerce o Shopify?
Nuestro equipo conecta la tienda por ti como parte de Setup Commerce, cotizado de antemano y normalmente listo en 3 a 5 días. WACRM se conecta con WooCommerce, Shopify y Wix. Mientras la tienda no está conectada, la bandeja, la asistencia de IA y las plantillas de difusión ya funcionan; la conexión de la tienda suma la parte de pedidos.
Qué trae la conexión
Dos cosas: productos y pedidos. Los productos le dan a la bandeja y al agente de IA el nombre, SKU, precio, stock y variantes reales de lo que vendes. Los pedidos aparecen junto al chat en la bandeja, del más nuevo al más antiguo, y son el disparador de los avisos de pedido.
Los avisos de pedido siguen los estados de tu propia tienda, así que conviene conocerlos. En WooCommerce, según su documentación de estados de pedido, Pending payment significa que el pedido se recibió pero no se pagó, Processing que está pagado y espera ser preparado, y Completed que ya se completó. Un pedido contra entrega es un caso especial: el método de pago contra entrega de WooCommerce considera pagado el pedido solo cuando se cobra el efectivo. Shopify sigue el pago y la preparación de cada pedido con la misma lógica; su ayuda sobre gestión de pedidos explica las pantallas. Durante Setup Commerce nuestro equipo asigna cada aviso de pedido al evento correspondiente de tu tienda.
¿Qué avisos de pedido conviene activar primero?
Empieza por la confirmación de pedido, luego la verificación de COD si aceptas pago contra entrega, después el aviso de entrega, y deja el recordatorio de carrito abandonado para el final. Ese orden va del mensaje que el cliente más espera al que más cuidado pide. En WACRM la confirmación de pedido y la verificación de COD comparten un interruptor por proyecto; el aviso de entrega y el recordatorio de carrito abandonado tienen cada uno el suyo. Los tres interruptores están apagados hasta que los actives.
| Aviso de pedido | Cuándo sale | Qué necesita |
|---|---|---|
| Confirmación de pedido | La tienda crea un pedido nuevo | Plantilla de Utilidad aprobada, opt-in del cliente |
| Verificación de COD | Se crea un pedido contra entrega, antes del despacho | Plantilla aprobada, opt-in, un compañero para las respuestas “no” |
| Aviso de entrega | El pedido se marca como preparado (completado) en tu tienda; por ahora solo WooCommerce, una preparación en Shopify no lo dispara hoy | Plantilla aprobada, opt-in |
| Carrito abandonado | Un comprador deja el pago sin pagar | Plantilla aprobada, opt-in, un tono cuidadoso |
La guía de confirmación de COD explica en detalle el mensaje de verificación de pago contra entrega, y la guía de carrito abandonado cubre las reglas de opt-in y el tono de un recordatorio que ayuda.
1 · Evento de la tienda
Llega desde tu tienda un pedido nuevo, un pedido COD o un cambio de estado.
2 · Revisiones
¿Aviso activado? ¿Opt-in del cliente? ¿Plantilla aprobada?
3 · Envío
La plantilla sale una vez por evento de pedido, desde tu número.
4 · Respuesta
La respuesta del cliente llega a la bandeja compartida de tu equipo.
Plantillas y consentimiento
Todo mensaje que inicias fuera de una ventana de 24 horas abierta debe usar una plantilla aprobada por Meta, y Meta clasifica las plantillas en categorías como Marketing, Utilidad y Autenticación. Las confirmaciones de pedido y los avisos de entrega suelen ser de Utilidad; un recordatorio de carrito suele ser de Marketing. Escribe plantillas cortas y concretas, con el número de pedido y un solo paso siguiente claro; la guía de aprobación de plantillas reúne los motivos de rechazo más comunes. Cuando el cliente responde, se abre la ventana de 24 horas y tu equipo vuelve a contestar con texto libre.
¿Dónde entra un agente de IA?
Al final, cuando la bandeja y los avisos de pedido ya funcionan. El agente de IA lee los chats entrantes, busca el producto en tu catálogo sincronizado y redacta la respuesta con el precio y el stock guardados. Un compañero aprueba cada borrador hasta que el dueño decide dejar que las respuestas dentro de la ventana salgan solas; una respuesta sobre un producto redactada a partir del catálogo siempre espera a una persona.
Tres cosas lo hacen seguro en el número de una tienda:
- Los precios se revisan. Si un borrador menciona un monto que no está guardado para el producto encontrado, WACRM lo reemplaza por una línea que omite el precio y dice que un compañero lo confirmará.
- Las personas siguen a mano. Cuando un cliente pide hablar con una persona, el agente pasa el chat al equipo con una nota privada y se detiene en esa conversación.
- Un interruptor lo detiene. El interruptor de pausa en Messaging → Automations detiene toda acción de IA del proyecto.
El agente recomienda y lleva al comprador al pago; no crea pedidos por su cuenta. La guía del agente de IA de WhatsApp para ecommerce cubre completos la revisión de precios, los motivos de traspaso y un despliegue seguro.
¿Cuánto le cuesta WhatsApp a una tienda online?
Dos cobros separados: el cargo de Meta por mensaje y tu plan de WACRM. Meta cobra la WhatsApp Business Platform por mensaje entregado, no por conversación, desde el 1 de julio de 2025, según su página de precios.
| Tipo de mensaje | Uso típico en una tienda | Cargo de Meta |
|---|---|---|
| Servicio (respuesta dentro de la ventana de 24 horas) | Responder a un comprador que escribió primero | Los primeros 1,000 por número al mes gratis desde el 1 de octubre de 2026, luego la tarifa de servicio |
| Plantilla de Utilidad | Confirmación de pedido, verificación de COD, aviso de entrega | Se cobra por mensaje entregado, según el mercado |
| Plantilla de Marketing | Recordatorio de carrito, ofertas | Se cobra por mensaje entregado, según el mercado |
| Mensajes después de un anuncio click-to-WhatsApp | Chats que empiezan en tus anuncios | Si respondes en 24 horas, se abre una ventana gratuita de punto de entrada de hasta 7 días: los mensajes de Marketing, Utilidad, Autenticación y servicio no se cobran; los mensajes de Meta Business Agent sí |
Fuente: página de precios de Meta; el tramo gratuito de servicio y la ventana gratuita de punto de entrada, ambos según la consulta del 13 de noviembre de 2026. Las tarifas cambian por país; la guía de precios de mensajes tiene la tabla por mercado. WACRM envía las plantillas aprobadas al mismo precio por mensaje de Meta, con 0% de recargo. Los borradores de IA se pagan con el saldo de tu billetera, y el agente se detiene cuando el saldo no alcanza para un borrador. Los planes están en precios.
¿Cómo se ve el primer mes?
Cuatro semanas, una capa por semana. Se puede ir más rápido, pero cada semana le da al equipo tiempo para aprender una capa antes de que llegue la siguiente.
Semana 1 · Número y equipo
Conecta con coexistencia, invita al equipo y acuerden quién toma cada chat.
Semana 2 · Tienda y confirmaciones
Tienda conectada, línea de consentimiento en el pago, confirmación de pedido activada.
Semana 3 · COD y entregas
Verificación de COD y aviso de entrega activos; mira las respuestas que generan.
Semana 4 · IA con aprobación
El agente de IA redacta y el equipo aprueba; revisa las notas de traspaso.
Al final de cada semana revisa tres cosas en la bandeja: chats que nadie respondió, avisos de pedido que se omitieron y por qué, y preguntas que aparecieron más de cinco veces. Los avisos omitidos suelen apuntar a un consentimiento que falta o a una plantilla que sigue esperando aprobación. Las preguntas repetidas se convierten en tus respuestas sobre entregas y devoluciones, que luego usa el agente de IA. Después de la cuarta semana, considera el recordatorio de carrito abandonado, con las reglas de opt-in de la guía de carrito abandonado a mano.
Configura WhatsApp para tu tienda online
Un CRM de WhatsApp vale la pena cuando los compradores reciben respuestas y avisos de pedido en el número que ya usan, y el equipo comparte el trabajo en lugar de depender de un solo teléfono. Mira cómo encajan la bandeja, los avisos de pedido y la IA en WACRM para tiendas online, o deja que nuestro equipo conecte tu tienda y tus plantillas de pedido con Setup Commerce.
